W organizacji eventu chodzi przede wszystkim o dostarczenie jego uczestnikom emocji – zaskoczenia, zachwytu, radości, poczucia unikalności. Wszystkie elementy mają sprawić, aby odnieśli wrażenie, że biorą udział w wyjątkowym wydarzeniu. Ma to oczywiście na celu budowanie pozytywnego wizerunku marki. I, o ile w trakcie eventu stacjonarnego zadanie to jest uproszczone, bo możemy zadziałać bezpośrednio na uczestników, ich zmysły i emocje, nie oznacza to, że nie uda nam się osiągnąć podobnego efektu w przypadku eventu zdalnego. Oto kilka przydatnych wskazówek od naszej agencji reklamowej.
Pierwsze wrażenie, czyli zaproszenie
Wbrew pozorom jest to bardzo istotny element przygotowywania eventu. Zaproszenie jest pierwszym etapem naszego wydarzenia, z którym potencjalny uczestnik będzie miał styczność. Dlatego zadbajmy o dobre pierwsze wrażenie. Zaproszenie oprócz przekazania podstawowych informacji powinno intrygować, a tym samym zachęcać do przybycia. Dlatego warto pomyśleć nad jego nietypową formą.
W Agencji Greenmark przygotujemy oryginalne zaproszenie w wersji digitalowej lub standardowej. Może być to wideo, prosta aplikacja wzbogacona o dodatkowy content lub przesyłka, w której oprócz zaproszenia, znajdzie się ciekawy gadżet.
Prezentacja live
Streaming wystąpień czy prezentacji w trakcie wydarzenia w zasadzie jest już dość powszechną praktyką. Stosowało go wiele firm, które, chcąc dotrzeć do jak najszerszego grona odbiorców, transmitowało na żywo swoje launche produktowe czy prelekcje.
Co do wyboru platformy, którą wykorzystamy do przeprowadzenia streamingu, wiele zależy od tego, czy chcemy, aby każdy, kto chce mógł obejrzeć relację live, czy raczej wolimy, aby dostęp miały tylko wybrane osoby. W pierwszym przypadku można skorzystać z kanałów YouTube lub Facebook. W drugim zaś przypadku lepiej sprawdzi się zamknięta platforma serwerowa, do której uczestnicy otrzymają login i hasło. Poniżej znajdziecie porównanie tych kanałów.
|
Zamknięta platforma serwerowa |
Platforma YouTube |
Platforma Facebook |
|
Niepubliczne zabezpieczone serwery transmisyjne Możliwy dostęp poprzez podanie loginu/hasła Możliwy dostęp po dokonaniu płatności Transmisja w jakości HD Konieczność określenia ilości odbiorców Dostępny czat z moderacją Dedykowana strona www Możliwość umieszczenia na stronie www materiałów (prezentacji, zdjęć) do pobrania Możliwość połączenia telekonferencyjnego i dodanie obrazu telekonferencji do transmisji na żywo Możliwe dwie wersje językowe transmisji |
Transmisja w jakości 4K/HD Bardzo dobre zabezpieczanie przed zerwaniem transmisji Niskie wsparcie dla promocji wydarzenia Możliwość uruchomienia czata z moderacją Brak określonego limitu widzów Możliwość podłączenia prezentacji Możliwość połączenia telekonferencyjnego i dodanie obrazu telekonferencji do transmisji na żywo Możliwe dwie wersji językowe transmisji |
Transmisja w jakości 720p Silne wsparcie przy budowaniu zasięgu wydarzenia Możliwość wykorzystania głosowania #hasztagami Możliwość interakcji przy wykorzystaniu reakcji Brak określonego limitu widzów Brak opłat za wykorzystanie platformy Możliwość podłączenia prezentacji do transmisji Możliwość połączenia telekonferencyjnego i dodanie obrazu telekonferencji do transmisji na żywo |
Niezależnie od wybranego kanału emisji, w Greenmark zadbamy o najwyższą jakość relacji. Wystąpienie Twojej firmy będzie odbywać się przygotowanym do tego studio z nagłośnieniem, oświetleniem i specjalnie dobraną scenografią. Dodatkowo, aby zadbać o bezpieczeństwo, obsługa przybywająca w pomieszczenie ograniczać się będzie do niezbędnego minimum. Więcej o naszej ofercie eventów online pisaliśmy w tym artykule – Eventy online.
Atrakcja
Dobrze przygotowany event, oprócz części merytorycznej, powinien zawierać atrakcję dla uczestników. Wydarzenie online wbrew pozorom daje bardzo szerokie możliwości w tym zakresie i pozwala wykorzystać pokłady naszej kreatywności.
Oczywiście, mogą to być występy artystyczne w postaci mini-koncertów, ale w wersji zdalnej lub zaproszenie do współpracy znanych mówców albo coachów. Możemy również zaproponować niebanalne pomysły, które sprawdzą się w wirtualnym świecie, np. wirtualny escape room albo gra ze scenariuszem przygotowanym specjalnie pod dany event. Wszystko zależy od tego w jaki klimat chcemy wprawić naszych odbiorców i jakie emocje chcemy w nich wywołać.
Event pack
Event pack jest to zestaw z elementami, które przygotowujemy specjalnie pod dany event. Dostarczamy go na kilka dni przed lub w dniu eventu w zależności od tego jakie elementy będzie zawierał. Pozwala on nam na wprowadzenie uczestnika w klimat wydarzenia i dostarczenie mu atrakcji, które w normalnych warunkach byłyby dostępne na miejscu. Event pack może być oznaczony wiadomością, żeby nie otwierać go przed wyznaczonym terminem.
W skład event pack mogą wchodzić poniższe elementy:
- Catering
Wbrew pozorom zapewnienie cateringu uczestnikom wirtualnego eventu nie stanowi problemu. Przygotowujemy sety zawierające przekąski oraz napoje, które uczestnicy będą mogli skonsumować w trakcie transmisji live. Do wyboru jest wiele rodzajów kuchni i typów przekąsek, z których możemy skorzystać – sushi, eko-catering lub przekąski kinowe i wiele więcej – wszystko zależy od naszego wyboru i charakteru organizowanego eventu.
- Sample
Wprowadzając na rynek nowy produkt dobrze jest udostępnić go do przetestowania. Dlatego do event packa dorzucamy sample produktowe.
W przypadku sprzętów, jak chociażby telefonów, których ilość jest ograniczona, proponujemy wykorzystanie do tego specjalnej aplikacji, która pozwoli zamówić produkt do testów. Wystarczy się do niej zalogować i podać termin oraz adres dostawy, a także czas, na jaki produkt ma zostać wypożyczony. Kurier dostarczy urządzenie do zamawiającego. W trosce o bezpieczeństwo urządzenie zostanie odpowiednio zdezynfekowane i wyczyszczone przed dostawą.
- Gifty i materiały promocyjne
Czyli tradycyjny welcome pack w event packu. Wyprodukujemy i dostarczymy uczestnikom w ramach event pack materiały promocyjne dotyczące marki i produktu, jak chociażby katalogi produktowe. Również w niestandardowej formie. Do tego zaproponujemy gifty, które będą pasowały do charakteru wydarzenia i marki Klienta. Wyprodukujemy je, obrandujemy i dostarczymy każdemu uczestnikowi e-spotkania. Obecnie trendy są gadżety w stylu eko i zero waste, które również znajdziecie w naszej ofercie.
- Akcesoria
W zależności od scenariusza eventu oraz emocji, które chcemy wywołać w uczestnikach, możemy wykorzystać akcesoria, które bardziej pozwolą wczuć się w klimat naszego wydarzenia. Podczas stacjonarnego eventu byłyby przez nas automatycznie wprowadzone. W evencie online zaś prosimy uczestników, żeby sami je wykorzystali. I tu mamy ogrom możliwości. Od dedykowanych nagrań, poprzez świece aromatyczne, które zapewnią określone doznania zapachowe, aż do akcesoriów i wskazówek, które przydadzą się podczas wirtualnej gry escape room. Jak to mówią „only sky and budget is the limit” 😉
Jeśli chcecie zorganizować niezapomniany i niesztampowy event online, to jesteśmy do Waszej dyspozycji 😊
Autor: Dorota Rymarczyk, Account Manager w Greenmark
Odwiedzajcie nasz profil na facebooku
https://www.facebook.com/AgencjaGreenmark/