Event idealny jest jak przysłowiowa Atlantyda – powiadają, że istnieje, żaden event manager go nie widział i każdy chciałby taki zorganizować. Każdy event to nie lada wyzwanie, wymagające od organizatora kreatywności, szybkiej reakcji i dobrej organizacji. Im większe doświadczenie, tym oczywiście jest łatwiej. Zaczynasz dostrzegać i przewidywać coraz więcej potencjalnych sytuacji, które mogą zaburzyć Twój idealny event. Warto też czerpać z cudzego doświadczenia. Oto 5 naszych rad, które przybliżą Cię do eventowej Atlantydy.
Są rzeczy, na które możesz się wcześniej przygotować
Każdy doświadczony event manager z pewnością potrafi wymienić sytuacje powtarzające się praktycznie na każdym wydarzeniu, a które z zasady mogą wpłynąć na zakłócenie jego przebiegu. Można powiedzieć, że są one standardem i na większości organizatorów nie robią już wrażenia. Wręcz można traktować je jako pewnik. Wystarczy, że się na nie przygotujesz i uwzględnisz je w planie.
A co takiego może się stać?
Z zasady, jeśli event rozpoczyna się o określonej godzinie, to miej pewność, że zdecydowana większość zaproszonych zjawi się dokładnie o tej godzinie lub chwilę przed. Dlatego występ i atrakcję wieczoru zaplanuj z drobnym opóźnieniem czasowym, a główne siły skup w tym momencie na sprawnej i szybkiej obsłudze gości na wejściu.
Skoro przy wejściu jesteśmy, to również do standardów eventowych należy to, że trafi nam się osoba, której nie ma na liście gości. I nie ma znaczenia w tym momencie, czy została pominięta podczas wysyłki zaproszeń, czy klient nie poinformował Cię, że ją zaprosił, albo że zapowiedziała się w ostatnim momencie. Zawczasu ustal jasno z klientem postępowanie wobec takich osób.
Z kolei, gdy już kurz wydarzenia powoli opada, ostatni goście opuszczają salę, ekipy przymierzają się do rozpoczęcia demontażu, a Ty w myślach powtarzasz sobie „brawo ja”, to zawsze znajdzie się grupa, która dopiero się rozkręca. Nie przerywaj im zabawy – zamów dla nich taksówkę do najbliższego klubu.
Takich sytuacji jest o wiele więcej. Jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z eventami, Twoi doświadczeni koledzy z pewnością podzielą się z Tobą niejedną taką historią.
Zawsze miej plan B
Jedno ze słynnych praw Murphy’ego mówi: Jeżeli coś może się nie udać, to się nie uda. Organizując event, właśnie tak go sobie wyobraź – jako totalną klapę. I nie, to nie ma na celu uświadomienie Ci jak niewyobrażalnie trudnego zadania się podjąłeś. Ma to Cię przygotować na ewentualne problemy.
Wypisz wszystkie składowe eventu. Zastanów się i rozpisz co w każdej z nich może pójść nie tak. Zrób to nawet, jeśli ma powstać z tego iście czarny scenariusz. Teraz pomyśl co możesz zrobić, żeby temu zapobiec, jakie inne rozwiązania są możliwe do zastosowania w danej sytuacji. Wypisz osoby, które mogą w danej sytuacji Ci pomóc i w jakim zakresie. Zrób listę backupowych kontaktów, które wiesz, że są w stanie zareagować ad hocowo. Niech to będzie Twoja „eventowa lista ICE”.
Postaraj się, żeby jak najwięcej problemów miało przypisane rozwiązania. W ten sposób stworzysz swój plan B. I nie bój się, gdy nie uda Ci się znaleźć wyjścia dla jakiejś sytuacji. Nie wszystko zależy od Ciebie i nie na wszystko masz wpływ. W końcu prawo Murphy’ego musi mieć gdzieś swoje zastosowanie. 😉
Jeśli coś idzie niezgodnie z planem to… zmień plan
Nieczęsto zdarza się, że w trakcie eventu wszystko idzie dokładnie tak, jak to sobie wcześniej zaplanowaliśmy. Dlatego warto kierować się zasadą: jeśli coś idzie niezgodnie z planem, to zmień plan. Event to nie czas już na poprawki. Tu jest akcja i reakcja. Musisz reagować na bieżąco. Co to oznacza? A no to, żeby nawet, jak coś dzieje się wbrew temu, jak było zaplanowane, to udawaj, że właśnie tak miało być. Zaś w międzyczasie rób wszystko, żeby sytuacja powróciła na swoje właściwe tory. Nie daj szansy, aby goście i Twój klient zorientowali się, że pojawiły się jakieś kłopoty. Zachowanie pozorów i improwizacja to podstawa. Szeroki uśmiech oraz sprawne i dyskretne działanie sprawią, że nikt nie zauważy tego, że właśnie ugaszony został jeden z wielu eventowych pożarów. Niech to zostanie między Tobą, a ekipami zaangażowanymi w pracę podczas wydarzenia.
Jasno wytłumacz zadania i deleguj obowiązki
Skoro przy ekipach jesteśmy… Każdy event to składowa pracy nieraz setek osób. Ludzie to największy skarb, ale też ogromna niewiadoma. Mogą sprawić, że wydarzenie będzie sukcesem, ale wystarczy, że jeden z nich zawiedzie, a całość może się posypać. Jak nad nimi wszystkimi zapanować, aby uniknąć niepotrzebnej wpadki?
Przede wszystkim każdy musi wiedzieć i rozumieć, co ma robić. Dlatego odpowiednio wcześnie dokładnie przedyskutuj z każdym z osobna jego rolę, zadania do wykonania oraz potrzebny na nie czas. Z wyprzedzeniem dostarcz materiały, które pomogą im lepiej się przygotować. Tuż przed eventem upewnij się, że każdy wie, co musi zrobić.
Jednak nawet to nie uchroni Cię przed masą pytań w dniu samego eventu. I bez nich będziesz najbardziej rozchwytywaną osobą tego dnia, więc zadbaj o to, aby odpowiedzialność nad poszczególnymi grupami przejęły wyznaczone przez Ciebie osoby. To one będą odpowiadały na pojawiające się wątpliwości i zajmą się nadzorem pracy nad poszczególnymi wykonawcami. Przed startem, zróbcie sobie szybką odprawę, aby przekazać ostatnie wskazówki i update’y.
Przygotuj się też na niespodzianki ze strony obsługi. Niestety zdarza się, że ktoś z obsługi się nie pojawi, źle się przygotuje do swojej pracy lub nawet zrezygnuje w trakcie, gdy event trwa w najlepsze. Tu pomocna może się okazać Twoja „lista ICE”. Miej ją zawsze przy sobie.
Pilnuj budżetu
Budżet musisz kontrolować na każdym etapie organizacji eventu. Klient potwierdził jego wysokość, Ty masz wyliczone koszty poszczególnych składowych wydarzenia, agencja ma ustalone wynagrodzenie, dlatego pilnuj tych kwot jak oka w głowie. One muszą się zgadzać. Cały czas musisz wiedzieć, ile już wydałeś i ile środków zostało jeszcze do dyspozycji oraz na co mają być przeznaczone.
Nie daj się ponieść emocjom. Nieraz w trakcie pracy pojawią się nowe pomysły, jak uatrakcyjnić wydarzenie, a sama koncepcja ewoluuje w różnych kierunkach. I o ile takie modyfikacje nie powodują zmiany kosztów lub gdy klient zaaprobuje dodatkowe wydatki, mając w głowie to, że dzięki nim event będzie atrakcyjniejszy, to śmiało działaj. Jeśli natomiast widzisz, że nowe pomysły zaczynają generować środki, których po prostu nie masz, to głośno mów STOP. Jasno oświadcz klientowi, że kosztorys czegoś nie przewiduje. Możesz ewentualnie zaproponować alternatywę mieszczącą się w budżecie, a pasującą do nowo powstałego pomysłu.
Pamiętaj, że jeśli po realizacji okaże się, że bez zgody klienta przekroczyłeś wyznaczony budżet, to wina za to spadnie na Ciebie. Bo w końcu do Twoich zadań należy kontrola wydatków. Dlatego sprawdzaj, sprawdzaj i jeszcze raz sprawdzaj. Rozpisz w tabeli każdą składową wydarzenia i jej koszt. Zaznaczaj za co już zapłaciłeś i ile oraz zapisuj wszelkie zmiany w kosztach. Kontrola wydatków jest chyba najbardziej przyziemną kwestią w pracy każdego event managera, ale jedną z najbardziej kluczowych.
Praca przy organizacji eventów może wyglądać na bardzo wymagającą i trudną. Poniekąd jest to prawda, bo trzeba się liczyć z wieloma nieprzewidywalnymi sytuacjami. Ale dzięki temu właśnie jest tak ekscytująca. Wystarczy, że zastosujesz powyższe rady, a przekonasz się, że może być też niezłą zabawą. Have fun! 😊
Autor: Dorota Rymarczyk, Account Manager w Greenmark
Zapraszamy na nasz profil Linkedin